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Leçon numéro 1 : Les régles pour écrire un email efficace


Voici quelques règles simples et de bon sens pour passer maître dans l'art d'écrire des emails.
(vous penserez peut-être que ce sont des évidences, mais pas pour tout le monde...)

Plan de cette page :

Principe général
Un des principes fondateurs est de minimiser le nombre de messages échangés.
(beaucoup de personnes reçoivent une cinquantaine de messages chaque jour !)

Pourquoi ? Jettez un coup d'oeil aux conséquences de trop nombreux messages :
  • plus il y a de messages à lire, moins on se concentre sur la lecture (on risque donc de "rater" une information importante perdue dans la masse)
  • plus on reçoit de messages, plus on passe du temps à les lire
  • plus on écrit de messages, plus on passe du temps à les écrire et à les envoyer
Voyons maintenant ce qui peut être la cause de messages supplémentaires et qui auraient pu être évités :
  • si une information est incomplète, alors on doit demander à l'interlocuteur un complément d'information (cela engendre au moins 2 messages supplémentaires !)
  • si une information n'est pas claire ou si elle est ambiguë, alors c'est pareil
Conclusion : il faut donner le maximum d'information dans chaque message et être clair.

Conseil pour écrire les messages
L'objet du message
C'est ce que l'on voit en premier.
Il doit indiquer le sujet du message.
On doit pouvoir facilement distinguer 2 messages sur le même sujet, pour éventuellement retrouver rapidement un message précis par la suite.

Dans le corps du message : inclure des bribes du message auquel on repond
  • pour préciser de quel point précis on parle
  • pour montrer qu'on a bien reçu et lu le message
Pour indiquer qu'on recopie des mots de l'interlocuteur, on utilise souvent le caractère ">" (voir les exemples dans les Erreurs à ne pas commettre).

Se relire
Se relire est indispensable ! ça permet de supprimer énormément de fautes d'orthographes, et aussi de vérifier qu'on a été clair et qu'on n'a rien oublié.
Une faute d'orthographe peut changer le sens d'une phrase (voir les Erreurs à ne pas commettre).

Quand on répond à plusieurs questions
Pour chaque réponse, il faut que ce soit clair à quelle question on répond (voir les Erreurs à ne pas commettre).

Mettre une signature
... ou au moins une indication pour qu'on sache qui a écrit le message. ça permet, lors de la relecture des anciens messages de fixer les esprits (savoir qui a écrit quoi).

Ne pas oublier...
  • les emails peuvent ne jamais arriver à destination (internet n'est pas fiable à 100%)
  • les emails peuvent avoir plusieurs jours de retard
  • il vaut mieux conserver les messages qu'on a envoyés et ceux qu'on a reçus, pour pouvoir les relire ultérieurement en cas d'oubli, ou d'ambiguïté dans le fil de la conversation.

Erreurs à ne pas commettre
Réponse ambiguë
premier message :
salut
as-tu trouvé l'adresse du restaurant ?
veux-tu que je t'envoie le plan d'accès ?

réponse :
non.

Analyse : la personne répond "non". mais on ne sait pas à quelle question elle répond !
Ce qu'il aurait fallu écrire :
> as-tu trouvé l'adresse du restaurant ?
non.

> veux-tu que je t'envoie le plan d'accès ?
non plus, je me debrouillerai.

Faute d'orthographe
Voici un exemple de mauvais message :
Georges a acheter les billets.

Analyse : la faute pose une ambiguïté !
Georges a acheté ? (s'il s'agit d'une faute de grammaire : "acheter" au lieu de "acheté")
ou bien Georges va acheter ? (s'il s'agit d'une faute de frappe : "a" à la place de "va")
Ce qu'il aurait fallu faire : se relire et corriger la faute.